ビジネス挨拶文道場

本来はビジネスの場での挨拶文は書状やハガキでしたが、今はビジネスの場でメールでのやり取りも多くなっています。

メールは気軽に書くことができ、気軽に送信できる反面、マナー違反にならないように気をつける必要があります。

また、ビジネスの挨拶文では誤解を生むようなあいまいな表現は避けるようにするべきです。

メールだからこそ起こる行き違いや、解釈のずれなど、トラブルにならないように気をつけましょう。

最近はＷＥＢ上で様々なビジネス文書を出すことができるようになりました。

就職活動でもまずはＷＥＢ上から「会社説明会」のエントリーから始まります。

紙による文書とメールによる文書では、基本的に大きく変わりはありませんが、メールであれば、さらに時候の挨拶など、省略することも可能です。

ビジネスの挨拶文は、簡潔で文字の大きさや改行の間隔など、読みやすいように工夫しましょう。

なお、いくら見栄えが良くてもビジネスの場面ではＨＴＭＬ形式のメールはマナー違反になります。

以前は従量課金でネット接続している人もいたため、ということも理由のひとつでしたが、今現在、企業で従量課金はあまりないでしょう。むしろ、ＨＴＭＬ形式のメールからのウィルス等の感染予防のために、ＨＴＭＬ形式のメールを迷惑メールとしてフィルタ設定している場合もあるためです。

転職の時、挨拶文は書きましたか？

最近は自らのステップアップのために転職をする人も多いと思いますが、友人、知人のみならず、今までの職場の人にもきちんと転職の挨拶をすることがビジネス上のマナーです。

送付する相手によって、数パターンの挨拶文のフォーマットを作っておくのが良いでしょう。

必ず入れるべき項目は、文頭の時候の挨拶、今までお世話になった人へのお礼の言葉、現職を退職し転職する旨、転職先の会社名、部署名、所在、電話番号、メールアドレス等新しい連絡先、結びの挨拶です。

以下にシンプルな例として転職時の挨拶文の一例を示します。

拝啓　○○の候　ますます御清祥のこととお慶び申し上げます。（文頭の時候の挨拶）
さて　私こと　このたび　○○○○（現職）を円満退職し、○○○○（転職先）に勤務いたすことになりました。
○○○○○（現職場）在勤中は長年にわたり公私ともに格別の御高配を賜りありがたく厚くお礼申し上げます。（お礼の言葉）
今後は 従来にも増して一生懸命努力していく覚悟でございます。（今後の意気込み）
何卒 今後とも一層の御愛顧御支援を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもってお礼かたがたご挨拶申し上げます。（結びの挨拶）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具（拝啓で始まったので、敬具）
　平成○○年○○月（日付）
　　　　　　　　　○○○○○○○（住所）
　　　　　　　　　○○○○　○○○○ （所属・氏名等）

ほとんどの人が初めてビジネス文書を書くのは、就職活動のときに履歴書とともに送る書類送付状ではないでしょうか。就職ではなくて、アルバイトのときでも履歴書を送る場面があるかもしれません。

その企業（担当者）との初コンタクトですので、第一印象が肝心です。好印象の残るビジネス挨拶文を作ってスタートダッシュしましょう。

以下文例として、ひとつ書類送付状の一例を示しました。

○○有限会社　人事部　人事課　○○様　（担当者の名前など、会社名、部署名、と共に記載）

履歴書の送付について（題名）

　拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。（時候の挨拶。簡単に）
　さて、私こと山田花子（あなたの名前）は御社の入社規定に則り、履歴書を送付させていただきますのでよろしくご査収いただきますようお願い申し上げます。
　本来、御持参すべきところではございますが、郵送にて失礼いたします。敬具（「拝啓」の場合は「敬具」）

　　　　　　　　　　　　〒○○○-○○　○○県○○市○○3-9-9　(あなたの住所)
　　　　　　　　　　　　　○○大学　○○学部　○○学科　山田花子　(あなたの所属と氏名)
　　　　　　　　　　　　　TEL：○○○-○○○○-○○○○　(あなたの電話番号)

ビジネス上の挨拶には以下のような場面が考えられます。

季節の挨拶、転職、就職、異動、転勤、退職、事務所移転、会社設立の挨拶、新製品・新サービスの紹介、お礼、クレームに対するお詫び、その他業務上かかわりのある会社や人の慶弔に関する手紙などなど、多岐にわたります。

基本は何を伝えたいか、明確にすることです。

用件は何か、いつ、どこで、誰と、だれが、何を、どうするのか、どうなるのか。
ビジネスでの挨拶文の書き方は、用件は整理して正確に書きましょう。

宛名は会社宛の場合は　○○株式会社　○○事業部　御中　というように、また、個人宛の場合は　株式会社○○商事　企画管理部　総務課　○○様　もしくは、役職をつける場合は○○担当部長殿　といったような書き方をします。

ビジネスでの挨拶文は、まずは時候の挨拶から始め、すぐに用件を書きます。
場合によっては何についての書面かということが一目で分かる題目をつけたり、長文になる場合は見出し、目次をつける、また、要約を先にまとめるなどの工夫をしましょう。


ビジネスでの挨拶文の書き方のポイントとして、読む人のことを考え、文体は「ですます調」が良いでしょう。

箇条書きにできるところは箇条書きにすると良い場合もあります。

締切日時や数量、価格など、数字に関する項目を正確に記載しましょう。

結びの言葉はだらだらと長くする必要はありませんが、「よろしくご査収ください。」など、丁寧な言葉で終えましょう。また、書き出しが「拝啓」の場合は「敬具」、「前略」の場合は「早々」とするなど、決まりがあります。自分なりのフォームを作っておくとよいでしょう。

ビジネスの場で、つまり、何らかの仕事をしている限り、挨拶文を書く機会があると思います。

ビジネスでの挨拶文といっても相手先や状況によって書き方が変わりますので、正直、どのように書いてよいのか迷うことが多いのではないでしょうか。

一般的な手紙と違い、基本的にビジネスで挨拶文を書く上で注意することは、用件を正確に簡潔にわかりやすく伝える、ということがもっとも重要になります。

けれども、挨拶文ですから、いくらビジネス文書、とは言っても用件だけではあまりに愛想がなく、失礼な印象を与えかねませんので気をつけなければなりません。特に謝罪文の場合は気を使います。

挨拶文によって、相手方が受け取る印象が変わり、今後仕事を進める上でのやりやすさや利益に大きな影響があるかもしれません。

ビジネスを上手に進めるうえで大きな鍵を握るのは、やはり相手先との円滑なコミュニケーションです。コミュニケーションのツールとしてビジネス挨拶文を出す機会があれば、そのチャンスをうまく利用したいものです。

ビジネスでの挨拶文の宛名はどうするのか？
時候の挨拶や文頭、文末の言葉はどのような文章にすれば良いのか？
何が失礼にあたり、何がそうでないのか？

ビジネス挨拶文で一番気になることは、こういったことだと思いますが、文例や雛形そのままを利用するのではなく、手紙を出す場面や状況によって自分でアレンジしてみましょう。

逆にお悔やみや年賀状、暑中見舞いなどの形式や時期が決まっている挨拶の場合は文例をそのまま利用することも可能です。相手の方、または企業との今現在の関係を良く考えて挨拶文を出したいものです。